Des fondations aux futurs enjeux : soutenir l’évolution de l’écosystème numérique d’une université

Depuis 2021, Evolving Web collabore avec la Royal Roads University (RRU) sur une série de projets numériques innovants. Que ce soit pour des portails internes, des formations, l’amélioration de l’expérience utilisateur ou le lancement d’un nouveau campus, notre partenariat a contribué à la transformation numérique de la RRU sur plusieurs plateformes et auprès de différents publics. Cette relation continue témoigne de notre engagement en tant que partenaire stratégique et de notre détermination à offrir des expériences numériques accessibles, flexibles et prêtes pour l’avenir.

La Royal Roads University est une université publique située sur l’île de Vancouver, en Colombie-Britannique. Elle est réputée pour ses programmes hybrides et de formation continue et a constamment diversifié son catalogue en proposant des études de premier cycle, des formations internationales continues et des programmes de développement professionnel. L’université dispose d’un écosystème numérique complexe comprenant des sites Web publics, des portails intranet, ainsi que des plateformes de recherche et d’enseignement principalement basées sur Drupal pour la gestion de contenu.

L’université Royal Roads poursuit la modernisation de sa présence en ligne dans tous ses départements et groupes d’utilisateurs afin d’améliorer l’expérience des étudiants potentiels et actuels, des enseignants et du personnel. Elle vise aussi à renforcer ses capacités internes en proposant des formations et en améliorant la gouvernance, afin que les équipes puissent gérer, faire évoluer et maintenir la plateforme de manière autonome au fil du temps. Cette démarche globale exige une coordination interdépartementale, et Evolving Web a offert des services de stratégie, de conception et d’assistance Drupal à l’équipe principale de l’université ainsi qu’aux différents départements, dans le cadre d’un partenariat à long terme.

1. Refonte de l’intranet dédié au personnel

Nous avons mené une étude sur l’expérience utilisateur afin d’améliorer l’architecture de l’intranet public de RRU, destiné aux employés et aux sous-traitants. Nous avons simplifié la navigation, différencié les parcours utilisateurs (personnel, enseignants, sous-traitants) et introduit des repères visuels intuitifs. Ce projet a été réalisé en peu de temps.

• Réorganisation de l’architecture de l’information avec des parcours adaptés à chaque public ;
• Thématisation Drupal et migration vers Acquia ;
• Étiquetage stratégique du contenu destiné à un usage interne ou externe.

2. Programme de formation Drupal 

Nous avons mené 14 séances de formation personnalisée sur la création de thèmes et le développement de modules Drupal, permettant à l’équipe interne de la RRU de gérer cinq bases de code et de faire évoluer sa plateforme de manière autonome.

• Formation personnalisée sur l’infrastructure de la RRU ;
• Autonomie après la formation pour les mises à jour de sécurité et les développements récents.

3. Formation professionnelle et continue - Expérience utilisateur et stratégie de contenu

Une refonte collaborative du site Web Formation professionnelle et continue, centrée sur les étudiants internationaux et permanents. Nous avons défini les parcours utilisateurs, clarifié les offres de programmes et proposé des stratégies évolutives pour le partage de contenu entre le site principal et Destiny One.

• Priorité accordée aux publics étudiants et agents ;
• Audit du contenu et élaboration d’un plan de gouvernance ;
• Améliorations des maquettes fonctionnelles et de l’architecture de l’information pour le contenu relatif à GLLC et PCS. 

4. Améliorations de l’expérience utilisateur de l’espace étudiant

Nous avons amélioré la section « Étudiants actuels » du site Web principal en optimisant la stratégie de contenu, l’architecture de l’information et la conception des composants. Cette amélioration s’appuie sur les résultats d’entretiens avec les utilisateurs et des tests d’utilisabilité.

• Refonte du plan du site et de l’architecture de l’information ;
• Maquettes haute fidélité des composants ;
• Recommandations adaptées aux processus de travail et aux commentaires des étudiants.

5. Expansion du site Web du campus Langford

Pour accompagner le lancement de son nouveau campus, la RRU nous a confié la tâche de revoir certaines sections clés de son site officiel, telles que « programmes et cours » et « admissions », afin d’assurer une navigation fluide à tous les niveaux académiques.

• Ateliers dédiés à l’expérience utilisateur ainsi qu’à des entretiens avec les parties prenantes ;
• Audits techniques et de contenu ;
• Nouveaux modèles Drupal et maquettes fonctionnelles.

À chaque phase du projet, nous nous sommes adaptés au contexte de la RRU. Nous avons adopté une approche axée sur la découverte, la collaboration et la durabilité. Nous avons équilibré les bénéfices rapides avec une vision à long terme, en travaillant étroitement avec les parties prenantes de l’université pour aligner les solutions numériques sur ses objectifs institutionnels.

Notre collaboration avec la RRU a permis de créer un environnement numérique plus cohérent et plus accessible pour les étudiants. En nous concentrant sur leurs besoins et en anticipant les enjeux futurs, nous avons amélioré la facilité d’utilisation, simplifié l’accès au contenu et réduit la dispersion numérique au sein de l’université. La plateforme de la RRU est conçue pour évoluer, que ce soit par l’ajout de nouvelles offres éducatives, de sous-sites ou de services. Par ailleurs, les équipes internes sont désormais mieux équipées pour gérer et faire évoluer la plateforme de manière autonome, grâce à une formation ciblée et à un accompagnement en matière de gouvernance. Cela aboutit à une expérience web améliorée pour les utilisateurs et à une organisation plus indépendante et plus agile, prête à répondre aux exigences de l’enseignement supérieur moderne.